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- und zwar unabhängig von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter: Ab 5 Mitarbeitern, die die Be- und Verarbeitung personenbezogener Daten vornehmen, sind allerdings folgende Vorschriften unbedingt zu beachten und umzusetzen:

• Stellung eines Datenschutzbeauftragten
• Bereitstellung des "öffentlichen Verfahrensverzeichnisses für Jedermann"
• Einhaltung der neuen Dokumentationspflichten
• Bereitstellung der internen Verarbeitungsübersicht
• Datenschutzberatung und -organisation

Unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter ist das öffentliche Verfahrensverzeichnis für Jedermann bereitzustellen bzw. zu veröffentlichen. Darüber hinaus muss eine interne Verarbeitungsübersicht bereitgestellt werden.

Im Übrigen muss die Kanzlei den Datenschutz durch entsprechende Verschwiegenheitserklärungen ihrer Mitarbeiter sowie in Anspruch genommener externer Dienstleister absichern.

Zusätzlich sind nach § 9 BDSG u.a. die folgenden Sicherheits-Mechanismen zu gewährleisten:

• Zutrittskontrolle
• Zugangskontrolle
• Zugriffskontrolle
• Auftragskontrolle
• Weitergabekontrolle

Ergebnis der gesetzlichen Vorgaben sind organisatorischer Aufwand, ein umfassendes Formular- und Kontrollwesen mit z.T. hohem konzeptionellem Aufwand.

Es besteht dringender Handlungsbedarf! Als Sofortmaßnahmen sind die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten und die Erstellung der geforderten Dokumentationen zu veranlassen, da eine Prüfung jederzeit stattfinden kann. Es gibt meinen Recherchen zufolge noch immer wenige extern "mietbare" Datenschutzbeauftragte. Sie sind also mit dem Problem konfrontiert, dass relativ wenige freie externe Datenschützer verfügbar sind und der Ansturm gewaltig sein wird, wenn die Tragweite der neuen Situation wirklich publik wird. Eine behördliche Überprüfung ist jederzeit und unangemeldet möglich!